Begrippenlijst
Begrippenlijst
Een gratis online tool die automatisch een eerlijk werkrooster maakt voor je team. Je vult een Excel-template in met je wensen en voorkeuren, en Plan Kabouters maakt daar een complete planning van. Geen inloggen, geen abonnement, gewoon een handje hulp wanneer je dat nodig hebt.
De ‘slimme helpers’ die je rooster maken. In Plan Kabouters zijn dit algoritmes die alle diensten eerlijk verdelen over je medewerkers, rekening houdend met beschikbaarheid, voorkeuren en alle andere instellingen die je hebt opgegeven.
Het complete overzicht van wie wanneer werkt gedurende een bepaalde periode. De planning toont alle ingeplande diensten, verdeeld over je medewerkers en dagen. Ook wel rooster genoemd.
Hetzelfde als een planning: het overzicht van wie wanneer werkt. In Plan Kabouters gebruik je beide woorden door elkaar. Het rooster laat zien welke medewerker op welke dag en tijdstip werkt.
De vier eenvoudige stappen die je doorloopt om je planning te maken: (1) Template aanmaken, (2) Template aanpassen, (3) Template uploaden, (4) Planning checken. De kabouterstappen leiden je door het hele proces.
Een voorgeformuleerd Excel-bestand dat Plan Kabouters voor je klaarmaakt. In de template vul je alle informatie in over je team, diensten en voorkeuren. De kabouters gebruiken dit als basis om je planning te maken.
De tijdsspanne waarvoor je een rooster wilt maken, bijvoorbeeld een maand of vier weken. Je geeft aan wanneer de periode begint (startdatum) en eindigt (einddatum).
De eerste en laatste dag van je planningsperiode. Bijvoorbeeld: startdatum 1 februari, einddatum 29 februari voor een planning van één maand.
De verschillende werkplekken of teams binnen je organisatie waarvoor je plant. In de bètaversie kun je kiezen uit Kassa en/of Bakery. Niet elke medewerker werkt op alle afdelingen.
Een voorbeeldafdeling in Plan Kabouters. Medewerkers die op de kassa werken, kunnen hier specifiek voor worden ingepland.
Een voorbeeldafdeling in Plan Kabouters. Medewerkers die in de bakkerij werken, kunnen hier specifiek voor worden ingepland.
Een werkperiode op een specifieke dag en tijd. Bijvoorbeeld: maandag 6:00-14:30 op de kassa. Alle diensten samen vormen je rooster.
Geeft aan op welke afdeling een dienst plaatsvindt, bijvoorbeeld Kassa of Bakery. Niet elke medewerker kan op alle afdelingen werken, dus per medewerker geef je aan voor welke diensttypes deze beschikbaar is.
De verschillende tijdvakken waarop gewerkt wordt: ochtend, middag, avond of nacht. De kabouters verdelen deze dagdelen eerlijk over alle medewerkers, tenzij je andere voorkeuren opgeeft.
Het standaardpatroon van diensten van maandag tot en met zondag. Dit weekrooster gebruiken de kabouters als basis voor de hele planningsperiode. Je geeft per dag aan welke diensten nodig zijn.
De start- en eindtijd van een dienst. Bijvoorbeeld: dienstbegin 06:00, diensteinde 14:30.
Een persoon uit je team die ingepland wordt in het rooster. In Plan Kabouters gebruik je beide woorden door elkaar.
Alle medewerkers samen die je wilt inplannen in het rooster.
Een naam of code waarmee je een medewerker kunt herkennen in het rooster. Dit kan een voornaam zijn, maar ook een nummer of afkorting. Het hoeft geen volledige naam te zijn.
Het aantal uren dat je een medewerker gemiddeld per week wilt inplannen. Dit is het aantal dat de kabouters als uitgangspunt nemen voor de planning.
Het aantal uren dat in het arbeidscontract van een medewerker staat. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn als de geplande uren.
Het aantal uren dat je een medewerker daadwerkelijk wilt inplannen in deze periode. Dit kunnen andere uren zijn dan de contracturen, bijvoorbeeld als iemand tijdelijk meer of minder wil werken.
Een medewerker die flexibel inzetbaar is. Oproepkrachten worden alleen ingepland wanneer dat nodig is en kunnen minder uren krijgen dan aangegeven. Alle andere medewerkers krijgen voorrang en worden altijd ingepland voor hun volledige uren.
Het maximaal aantal dagen dat een medewerker achter elkaar mag werken. Bijvoorbeeld: maximaal 5 opeenvolgende dagen. Dit kun je per medewerker instellen.
Het maximaal aantal dagen dat een medewerker per week mag werken. Bijvoorbeeld: maximaal 4 dagen per week, ook al zijn die niet achter elkaar. Dit kun je per medewerker instellen.
Een voorkeur waarbij de uren per week zo gelijk mogelijk worden verdeeld. Bijvoorbeeld: liever twee weken van 24 uur dan één week van 16 uur en één week van 32 uur. Dit kun je per medewerker aangeven.
De standaardmanier waarop de kabouters werken: uren mogen variëren tussen weken, zolang het gemiddelde maar klopt. Bijvoorbeeld: week 1 met 16 uur en week 2 met 32 uur voor iemand die gemiddeld 24 uur werkt.
Afwisseling in het rooster, bijvoorbeeld verschillende dagdelen of wisselende weekenden. Sommige medewerkers vinden variatie juist fijn omdat ze dan flexibel dingen kunnen plannen.
Zaterdag en zondag. De kabouters verdelen weekenddiensten eerlijk over alle medewerkers, tenzij je andere voorkeuren aangeeft.
Een voorkeur waarbij een medewerker liever om het weekend werkt in plaats van meerdere weekenden achter elkaar. Dit kun je per medewerker aangeven.
Een voorkeur waarbij een medewerker liever zoveel mogelijk dezelfde dagdelen per week werkt. Bijvoorbeeld: de hele week alleen ochtenddiensten in plaats van een mix van ochtend-, middag- en avonddiensten. Dit kun je per medewerker aangeven.
Het basisprincipe van Plan Kabouters: alle soorten diensten (ochtend, middag, avond, nacht, weekenden) worden zo gelijk mogelijk over iedereen verdeeld. Niemand krijgt alleen maar nachtdiensten of elk weekend werk, tenzij je dat zelf aangeeft.
De dagen en tijden waarop een medewerker kan werken. Je geeft per weekdag aan wanneer iemand beschikbaar is. Dit patroon geldt voor de hele planningsperiode. Bijvoorbeeld: niet in het weekend, of alleen tussen 08:00 en 17:00.
Het vaste patroon van beschikbaarheid dat voor de hele planningsperiode geldt. Je geeft per weekdag (maandag t/m zondag) aan wanneer een medewerker kan werken, en de kabouters gebruiken dit patroon voor alle weken in de periode.
De dagen maandag tot en met zondag. Je gebruikt weekdagen om beschikbaarheid aan te geven en om het weekrooster in te vullen.
Specifieke momenten waarop een medewerker niet kan werken, zoals een tandartsafspraak, een weekend weg of vakantie. De kabouters plannen de medewerker dan op andere momenten in om toch op het gewenste aantal uren te komen.
Uren waarbij een medewerker bewust minder werkt in een bepaalde periode. Anders dan bij “niet beschikbaar” hoeven deze uren niet elders te worden ingehaald. Bijvoorbeeld: een hele week vakantie waarbij iemand die week gewoon minder uren werkt.
Diensten die al vaststaan voordat de kabouters aan de slag gaan. Bijvoorbeeld: een medewerker met vaste werkdagen, of iemand in reïntegratie met vaste tijden. De kabouters plannen daarna de overige openstaande diensten.
Alle persoonlijke wensen en instellingen die je per medewerker kunt opgeven: beschikbaarheid, gelijkmatige weekverdeling, regelmatige weekendpatronen, maximaal aantal dagen, enzovoort. De kabouters proberen zoveel mogelijk aan deze voorkeuren tegemoet te komen.
Het naar de kabouters sturen van je ingevulde Excel-template. Je upload de template via de website, waarna de kabouters ermee aan de slag gaan om je planning te maken.
De staat waarin je planning terugkomt: helemaal af en klaar om te gebruiken. Je hoeft alleen nog te controleren of alles klopt en kunt het rooster dan direct delen met je team.
Het ophalen van je gemaakte planning via de downloadlink die je per e-mail ontvangt. Je download een Excel-bestand met je complete rooster.
De webpagina waar je via de link in je e-mail je planning kunt ophalen. Deze pagina blijft 7 dagen beschikbaar, daarna wordt alles automatisch verwijderd.
Een tabblad in je planning-Excel waarin je in één oogopslag de kwaliteit van de planning kunt checken. Hier zie je per medewerker het totaal aantal uren, de verdeling over de week, alle voorkeuren en onderaan het totaaloverzicht.
Een samenvatting van alle ingeplande uren, diensten en medewerkers samen. Het totaaloverzicht vind je onderaan in het tabblad Samenvatting.
Een tabblad in je planning-Excel waarin je de volledige planning per dag en per medewerker ziet. Hier zie je precies wie wanneer werkt, en eventuele rode diensten die niet ingepland konden worden.
Diensten die de kabouters niet hebben kunnen inplannen. Deze staan rood gemarkeerd in het rooster. Dit gebeurt meestal omdat er te weinig beschikbare medewerkers zijn voor die specifieke dienst.
Het totaal aantal beschikbare uren of medewerkers dat je hebt om diensten in te vullen. Te weinig capaciteit betekent dat er rode diensten ontstaan omdat niet alle diensten ingevuld kunnen worden.
Een tabblad in je planning-Excel met alle diensten in een chronologische lijst. Je ziet per dienst de datum, tijden en welke medewerker is ingepland. Je kunt deze lijst filteren om snel te zoeken.
Diensten in de dienstenlijst waarbij geen medewerker is ingevuld. Dit zijn dezelfde diensten als de rode diensten in het rooster: de kabouters konden ze niet inplannen, bijvoorbeeld door te weinig capaciteit.
Informatie over je medewerkers die je invult in de template, zoals namen, beschikbaarheid en voorkeuren. Plan Kabouters verwerkt deze gegevens alleen om je rooster te maken en verwijdert ze daarna weer.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming: Europese privacywetgeving die bepaalt hoe je met persoonsgegevens om moet gaan. Als werkgever blijf jij verantwoordelijk voor het naleven van de AVG, ook bij gebruik van Plan Kabouters.
De partij die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Bij Plan Kabouters ben jij als werkgever de verwerkingsverantwoordelijke – jij blijft de baas over de gegevens van je medewerkers.
De partij die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. Plan Kabouters is de verwerker: wij verwerken je gegevens alleen om het rooster te maken, maar jij bepaalt wat ermee gebeurt.
Een testversie van Plan Kabouters die nog in ontwikkeling is. Je kunt de tool al gebruiken, maar er kunnen nog veranderingen en verbeteringen komen. De kabouters zijn nog aan het warmlopen!
Een juridische term die betekent dat Plan Kabouters zijn best doet om een goed rooster te maken, maar niet garandeert dat het resultaat altijd perfect is. Dit staat tegenover een resultaatsverbintenis, waarbij een specifiek eindresultaat wordt beloofd.
De tijdsspanne waarvoor je plant. Dit kan een maand zijn, vier weken, of een andere door jou gekozen lengte. Zie ook: planningsperiode.