Stap voor stap
In kabouter-stappen naar de perfecte planning voor jouw team.
Excelsheet aanmaken
Periode
Geef de startdatum en einddatum op van de gewenste planningsperiode (bijvoorbeeld per maand of per 4 weken)
Afdelingen
Selecteer de afdelingen die je wilt laten plannen. Op dit moment kun je kiezen uit Kassa en/of Bakery.
Diensten
Geef per dag (maandag t/m zondag) aan welke diensten je nodig hebt. Dit weekrooster gebruiken de kabouters als basis voor de hele planningsperiode. Afwijkingen zoals andere weekindelingen of aangepaste tijden kun je later nog aanpassen in de template. Let op: Het aanmaken kost wat tijd, maar dat hoef je maar één keer te doen. Bij een volgende periode werk je (in deze browser) verder met je bestaande rooster en pas je alleen aan wat nodig is.
Krachten
Geef aan hoeveel krachten je wilt inroosteren. Iedereen krijgt een eigen regel in de Excel-template. Vergeet niet om iedereen mee te tellen, dus ook collega's met een vaste dag, invallers van een andere locatie of managers die een dienst meedraaien.
Download
Als je alles hebt ingevuld, kun je de Excel-template downloaden. In Stap 2 pas je deze aan met voorkeuren, vrije dagen en vakanties. Iets vergeten? Kom gerust terug en pas het eenvoudig aan.
Excelsheet aanpassen
Krachten
Vul de (voor)naam of een ander makkelijk kenmerk van de medewerker in, en het gemiddeld aantal uur per week dat je deze wilt inplannen. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn als de contracturen; geef hier het gewenste aantal geplande uren per week aan.
Oproepkrachten
Markeer medewerkers alleen als oproepkracht als ze flexibel inzetbaar zijn. Alle andere medewerkers worden ingepland voor hun volledige uren per week en krijgen voorrang bij het verdelen van diensten. Oproepkrachten springen bij wanneer nodig, maar krijgen minder uren als er te weinig diensten zijn.
Opeenvolgende dagen
Kunnen je medewerkers maximaal een bepaald aantal dagen achter elkaar werken? Zo ja, geef dan het maximum aantal per medewerker op.
Max dagen
Kunnen je medewerkers maximaal een bepaald aantal dagen per week werken? Zo ja, geef dan het maximum aantal per medewerker op.
Weekverdeling
De kabouters verdelen uren flexibel over de weken. Iemand met gemiddeld 24 uur kan bijvoorbeeld 16 uur in week 1 en 32 uur in week 2 krijgen. Sommige medewerkers vinden variatie juist fijn: in een week met minder uren kunnen ze iets leuks plannen zonder vrij te vragen. Wil een medewerker dat de uren per week zo gelijk mogelijk blijven? Geef dit dan aan bij 'Gelijkmatige weekverdeling'.
Weekenden
De kabouters plannen flexibel met weekenden. Een medewerker kan bijvoorbeeld twee weekenden achter elkaar werken en dan twee weekenden vrij krijgen. Wil een medewerker liever een regelmatig patroon (om het weekend)? Geef dit dan aan bij 'Minimaliseer opeenvolgende weekenden'.
Dagdelen
De kabouters verdelen alle soorten diensten eerlijk en flexibel over de periode. Wil een medewerker liever zoveel mogelijk dezelfde dagdelen per week (bijvoorbeeld de hele week ochtenddiensten)? Geef dit dan aan bij 'Optimaliseer gelijke dagdelen per week'.
Beschikbaarheid
Geef per weekdag aan wanneer een medewerker beschikbaar is (bijvoorbeeld maandag 06:00-22:00). Dit patroon geldt voor de hele planningsperiode. Voorbeelden: niet in het weekend, alleen zaterdagen, nooit op woensdag, of geen nachtdiensten. Let op: voor incidenteel verlof of vrije dagen gebruik je 'Niet-planbaar'.
Afdelingen
Niet elke medewerker werkt op alle afdelingen. Geef per medewerker aan voor welke afdelingen deze beschikbaar is (Kassa en/of Bakery).
Niet planbaar
Geef aan wanneer een medewerker niet beschikbaar is (tandartsbezoek, weekend weg, etc.). De medewerker wordt dan op andere momenten ingepland om toch op het normale aantal uren te komen. Wil je dat de medewerker minder uren werkt? Vul dan verlofuren in.
Geplande diensten
Zijn er diensten die al vaststaan? Geef deze dan op. Bijvoorbeeld een medewerker met vaste werkdagen, of iemand in reïntegratie met vaste tijden. De kabouters plannen daarna de overige openstaande diensten.
Excelsheet uploaden
Uploaden
Nadat je de template hebt aangepast aan jouw wensen, kun je deze uploaden. De kabouters maken vervolgens jouw planning en houden daarbij rekening met alle ingevulde voorkeuren.
Check jouw planning
Samenvatting
Benieuwd wat de kabouters ervan hebben gemaakt? Het tabblad Samenvatting geeft snel inzicht in de kwaliteit van de planning. Check in één oogopslag of alles klopt: uren per medewerker, weekverdeling, voorkeuren en het totaaloverzicht.
Rooster
In het tabblad Rooster zie je de volledige planning per dag en per medewerker. Let op: diensten in het rood konden niet worden ingepland, bijvoorbeeld door te weinig beschikbare medewerkers.
Diensten
Het tabblad Diensten toont alle diensten in een lijst, gesorteerd op datum. Diensten zonder naam konden niet worden ingepland. Je kunt deze lijst filteren om snel specifieke diensten, medewerkers of periodes op te zoeken.
Wil je zien hoe het werkt voor jouw team?
Probeer het zelf uit of vraag een persoonlijke demo aan. De kabouters laten graag zien wat ze kunnen!