Heb je vragen? De kabouters leggen het graag uit!

Plan Kabouters werkt voor teams van elke omvang, ongeacht hoeveel medewerkers je hebt of hoe complex je diensten zijn. Je kunt plannen met onbeperkt aantal medewerkers en diensten - ook 24/7 roosteren is mogelijk - en de periode kies je helemaal zelf. De bètaversie kent wel twee beperkingen: je kunt maximaal twee afdelingen tegelijk plannen en één locatie per rooster. De afdelingen heten nu "Kassa" en "Bakery" omdat de kabouters al draaien bij tankstations waar deze namen gangbaar zijn.

De kabouters plannen op dit moment per locatie en kunnen nog geen rekening houden met meerdere vestigingen of medewerkers die tussen locaties werken. Ook is het aantal afdelingen beperkt tot twee per rooster. Heb je meer dan twee afdelingen of meerdere locaties? Maak dan per situatie een apart rooster. Mis je bepaalde functionaliteit? Laat het ons weten! De kabouters kijken graag wat er nodig is om nog beter te helpen.

Nee! Plan Kabouters werkt via je browser, dus je hoeft niets te installeren. Je hebt ook geen account of wachtwoord nodig. Je maakt gewoon een Excel-template, vult deze aan met je voorkeuren, en de kabouters maken er een planning van. Alles gebeurt zonder gedoe met inloggen of nieuwe systemen leren.

Helemaal niet! Of je nu een ervaren planner bent die worstelt met de complexiteit, of het voor het eerst doet: de kabouters helpen je stap voor stap. Je hoeft alleen aan te geven wat je wilt (welke diensten, hoeveel mensen, welke voorkeuren), en de kabouters doen de rest. Het enige wat je nodig hebt is kennis van je eigen team.

Niet veel! Je hebt alleen een computer met Excel nodig en wat basisinformatie over je team: welke periode je wilt plannen, welke afdelingen en diensten er zijn, en hoeveel medewerkers je hebt. De kabouters leiden je door vier eenvoudige stappen. De eerste keer kost het wat tijd om alles in te vullen, maar daarna kun je snel verder met je bestaande rooster.

De kabouters nemen jouw Excel-template met alle informatie over diensten, medewerkers en voorkeuren, en maken daar een complete planning van. Ze verdelen alle diensten eerlijk over je team, houden rekening met beschikbaarheid, vrije dagen en persoonlijke voorkeuren. Het resultaat is een werkbaar rooster dat je meteen kunt delen met je team - of nog kunt aanpassen als je dat wilt.

De kabouters verdelen alle soorten diensten (ochtend, middag, avond, nacht, weekenden) zo eerlijk mogelijk over iedereen. Niemand krijgt alleen maar nachtdiensten of elke zaterdag werk, tenzij je dat zelf aangeeft. Iedereen krijgt evenveel van elk type dienst. Dat is de basis. Daarna passen de kabouters de planning aan op basis van jouw ingevulde voorkeuren per medewerker.

Soms zijn er te weinig medewerkers beschikbaar of botsen voorkeuren met de beschikbare diensten. In dat geval laten de kabouters je precies zien welke diensten niet ingepland konden worden - die zie je rood in het rooster en zonder naam in de dienstenlijst. Zo weet je meteen waar het knelt en kun je bijsturen: extra mensen zoeken, voorkeuren aanpassen, of diensten anders indelen.

Ja! Je kunt per medewerker allerlei voorkeuren instellen: niet in het weekend, alleen ochtenden, maximaal 4 dagen per week, gelijkmatige weekverdeling, enzovoort. De kabouters proberen zoveel mogelijk aan deze wensen tegemoet te komen. Let op: sommige voorkeuren zijn harde regels (zoals beschikbaarheid en vrije dagen), andere zijn zachte richtlijnen waar de kabouters hun best voor doen binnen de mogelijkheden.

Het maken van een rooster duurt ongeveer 20 minuten. Omdat meerdere planners tegelijk de kabouters kunnen inzetten, werken ze roosters één voor één af. Als het druk is, kan het dus wat langer duren voordat jouw planning klaar is. Daarom vragen we je e-mailadres: zodra de kabouters klaar zijn, krijg je een mail met de link naar je downloadpagina. Ondertussen kun jij even relaxen - laat de kabouters maar puzzelen!

De kabouters willen tevreden medewerkers, dus plannen ze iemand gemiddeld in voor het aantal uren dat je invult. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn als de contracturen! Iemand met 32 uur contract kan tijdelijk 24 uur ingepland worden om tijd-voor-tijd op te maken. Of iemand met 24 uur contract die graag 32 uur wil werken. Vul altijd in hoeveel uur iemand daadwerkelijk wil werken in de planningsperiode.

Heel veel! Per medewerker kun je aangeven: op welke dagen en tijden iemand beschikbaar is, maximaal aantal dagen achter elkaar of per week, of iemand liever gelijkmatige uren per week wil, regelmatige weekendpatronen, consistente dagdelen (bijvoorbeeld alleen ochtenden), op welke afdelingen iemand kan werken, en wanneer iemand niet beschikbaar is. De kabouters doen hun best om zoveel mogelijk aan deze voorkeuren tegemoet te komen.

Geef dit aan bij "Beschikbaarheid". Daar kun je per weekdag (inclusief zaterdag en zondag) invullen wanneer iemand beschikbaar is. Laat je de weekenddagen leeg of geef je aan dat iemand daar niet kan werken? Dan plannen de kabouters deze medewerker niet in het weekend in. Simpel en duidelijk.

Dat doe je bij "Niet planbaar". Vul per medewerker specifieke data in waarop iemand niet kan werken: vakantie, een tandartsafspraak, een weekend weg. De kabouters plannen deze medewerker dan op andere momenten in om toch op het gewenste aantal uren te komen. Wil je dat iemand juist minder uren werkt die periode? Gebruik dan "verlofuren".

"Niet beschikbaar" betekent: iemand kan op dat moment niet werken, maar moet wel het normale aantal uren krijgen (dus de kabouters plannen die uren op andere momenten in). "Verlofuren" betekent: iemand werkt die week bewust minder uren. Voorbeeld: een tandartsafspraak op maandagochtend = niet beschikbaar (uren worden verdeeld over de rest van de week). Een vakantieweek = verlofuren (iemand werkt die week gewoon minder).

Rode diensten zijn diensten die de kabouters niet konden inplannen. Dit gebeurt meestal omdat er te weinig beschikbare medewerkers zijn voor die specifieke dienst - bijvoorbeeld doordat iedereen al ingepland is, of niemand beschikbaar is op dat moment. Check de rode diensten in het rooster en de diensten zonder naam in de dienstenlijst. Zo zie je precies waar het knelt en kun je bijsturen: extra mensen zoeken, voorkeuren aanpassen, of diensten anders indelen.

Kijk eerst wat er niet klopt. Zijn er rode diensten? Dan heb je mogelijk te weinig capaciteit. Zijn voorkeuren niet goed verwerkt? Check of je ze juist hebt ingevuld in de template. De meeste problemen los je op door je template aan te passen en opnieuw te uploaden. De kabouters maken dan een nieuwe planning met de verbeterde informatie. Je kunt dit zo vaak herhalen als nodig.

Rode diensten in het Rooster en diensten zonder naam in de Dienstenlijst laten zien wat niet kon worden ingepland. De reden staat niet expliciet vermeld, maar is meestal te herleiden: zijn er op dat moment genoeg medewerkers beschikbaar? Heeft iedereen opgegeven dat ze dan niet kunnen? Zijn de uren al op? Check de beschikbaarheid, vrije dagen en uren van je team rond die dienst - daar vind je meestal het antwoord.

Absoluut! Pas je template aan met nieuwe voorkeuren, andere uren, of aangepaste beschikbaarheid, en upload hem opnieuw. De kabouters gaan weer aan de slag en maken een nieuwe planning. Je kunt dit zo vaak doen als je wilt totdat je tevreden bent. Experimenteren met verschillende scenario's is juist een kracht van de tool - zo ontdek je wat het beste werkt voor jouw team.

Alleen jij. De kabouters werken in opdracht van jou en verwerken jouw gegevens uitsluitend om het rooster te maken. Plankabouters is niet de verwerkingsverantwoordelijke maar de verwerker - dat betekent dat jij de baas blijft over je eigen gegevens. Wij delen jouw roosters en personeelsgegevens nooit met anderen. Zodra je het rooster hebt gedownload (of uiterlijk na 7 dagen), verwijderen de kabouters alle gegevens uit hun systemen.

Tijdelijk op beveiligde servers in Nederland. Onze hostingpartner beschikt over relevante certificeringen op het gebied van informatiebeveiliging, waaronder ISO 27001. Jouw geüploade spreadsheet wordt alleen bewaard zolang de kabouters eraan werken en totdat je het rooster downloadt. Daarna wordt alles automatisch verwijderd.

Ja. Wij nemen beveiliging serieus en gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS), beveiligde opslag, en beperken de toegang tot gegevens streng. Bovendien bewaren we gegevens niet langer dan nodig: zodra je het rooster downloadt, of uiterlijk na 7 dagen, worden alle personeelsgegevens definitief verwijderd. Wij adviseren wel om zelf geen volledige namen in te vullen als dat niet nodig is - een voornaam of herkenbare code is vaak genoeg.

De kabouters ruimen netjes op! Zodra je het rooster downloadt via de downloadlink, verwijderen we onmiddellijk alle gegevens die je hebt geüpload. Download je het rooster niet binnen 7 dagen? Dan wordt de link automatisch gedeactiveerd en worden alle gegevens definitief verwijderd. We bewaren dus geen roosters, personeelsgegevens of andere informatie langer dan strikt noodzakelijk.

Ja, jij blijft verantwoordelijk voor naleving van de AVG en andere privacywetgeving. Plankabouters is de verwerker, maar jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de personeelsgegevens. Dat betekent dat je zelf verantwoordelijk bent voor: het informeren van je medewerkers over het gebruik van hun gegevens, het waarborgen van hun rechten (inzage, correctie, verwijdering), en het correct omgaan met hun data. Meer details over privacy en gegevensverwerking vind je in onze volledige privacyverklaring en algemene voorwaarden onderaan de website.

Ja, echt waar! Je kunt onbeperkt roosters laten maken zonder dat je er iets voor betaalt. Geen proefperiode, geen verborgen kosten, geen premium-versie die je later "moet" hebben. De kabouters werken gewoon gratis voor je. We geloven dat iedereen, groot of klein bedrijf, recht heeft op een goed rooster zonder daar veel geld voor te hoeven betalen.

Nee. Geen abonnementen, geen betaalmuren, geen limieten op het aantal roosters of medewerkers. Je kunt Plan Kabouters zo vaak gebruiken als je wilt, voor teams van elke omvang. We vragen alleen een e-mailadres voor de downloadlink. Dit verwijderen we daarna direct - geen spam, geen nieuwsbrieven.

Omdat goede roosters belangrijk zijn, voor iedereen. We zagen dat veel teamleiders worstelen met het maken van roosters: het kost tijd, energie en zorgt voor stress. Tegelijk horen medewerkers hun rooster vaak te laat en voelt de verdeling niet altijd eerlijk. Wij hadden de techniek om dit op te lossen en besloten deze beschikbaar te maken voor iedereen. Goede werkgevers kunnen elkaar helpen - dat is waar wij in geloven.

Plan Kabouters blijft gratis, maar wil je toch iets doen? Je kunt een vrijwillige donatie doen aan Natuurmonumenten om het leefgebied van onze vrienden - de bossen en natuur waar kabouters (in sprookjes) wonen - te beschermen. Je vindt de link onderaan onze website. Zo help je niet alleen je eigen team met een goed rooster, maar ook de natuur!

Omdat iedereen Excel kent en gebruikt. We wilden geen nieuw systeem bouwen waar je weer moet leren werken. Excel is vertrouwd, je kunt het makkelijk delen met je team, aanpassen waar nodig, en bewaren zoals je wilt. De kabouters maken het je gemakkelijk door een template te geven die je alleen hoeft in te vullen. Geen gedoe met nieuwe software, gewoon werken met wat je al kent.

Nee! Geen inlogscherm, geen wachtwoord, geen account. Je gaat gewoon naar de website, vult de kabouterstappen in, upload je template, en krijgt je planning per mail. Klaar. We wilden juist geen "nóg een systeem waar je moet inloggen" - dat heeft niemand nodig. De kabouters werken voor je zonder dat je ergens lid van hoeft te worden.

Nee, bewust niet. Daarmee zou het gebruik te complex worden en training vereisen. Wij bouwen geen systeem waar je dagelijks mee moet werken. Plan Kabouters is een hulpmiddel: je gebruikt het wanneer je een nieuw rooster nodig hebt, de kabouters maken het voor je, en daarna werk je gewoon verder. Of dat nu in Excel is, of in je bestaande plansysteem - het maakt niet uit. Het makkelijkste is om je template dagelijks bij te houden met actuele wensen en beschikbaarheid, zodat je bij een nieuwe periode deze eenvoudig kunt uploaden. Geen verplichte workflows, geen maandelijkse kosten, geen keurslijf. Jij blijft de baas over je eigen manier van werken.

Drie dingen: het is gratis, het is simpel, en je behoudt controle. Veel roostersystemen kosten geld, vereisen dat je hun manier van werken overneemt, en houden je vast in hun platform. De kabouters doen precies het tegenovergestelde: ze helpen je één keer met het zware puzzelwerk (het maken van een eerlijk rooster), en daarna ben je vrij om ermee te doen wat je wilt. Geen vendor lock-in, geen gedwongen updates, gewoon een handje hulp wanneer je dat nodig hebt.

Ja, makkelijk! Het rooster dat de kabouters maken is een gewoon Excel-bestand. Je kunt dit importeren in je personeelssysteem, kopiëren naar je eigen templates, of handmatig overnemen - hoe jij het wilt. Plan Kabouters dwingt je niets op. We maken het rooster, jij bepaalt wat je ermee doet. Zo past het bij iedereen, ongeacht welke systemen je verder gebruikt.

Absoluut! We horen graag wat de kabouters nog meer voor je kunnen doen of hoe ze nóg beter kunnen worden. Mis je een functie? Loopt er iets niet lekker? Of heb je juist een compliment? Laat het ons weten. Jouw feedback helpt ons Plan Kabouters te verbeteren voor iedereen.